เทคนิคย่อขนาดไฟล์เอกสาร MS Office (เวอร์ชัน 2003 ขึ้นไป) ให้เล็กสุดๆ

"ไฟล์คุณมีขนาดใหญ่เกินกำหนด ไม่สามารถส่งเมลล์ได้" ข้อความนี้หลายๆคนคุ้นเคยเป็นอย่างดีจากการแนบไฟล์ส่งทางอีเมลล์แล้วเกิดปัญหาไฟล์ขนาดใหญ่เกินไปทำให้ส่งอีเมลล์ไม่ได้ การที่ไฟล์เอกสารขนาดใหญ่นั้นนอกจากจะเกิดปัญหาในการส่งอีเมลล์แล้ว ยังก่อให้เกิดปัญหาอื่นๆตามมาอีกมากมายเช่นกัน อาทิเช่น เซฟใส่ ThumbDriveไม่พอ สะสมไฟล์จำนวนมากทำให้เปลืองพื้นที่ Harddisk หรือการเปิดไฟล์ขนาดใหญ่ก็ทำให้เครื่องรันได้ช้าลง เป็นต้น สาเหตุหลักของปัญหาไฟล์ MS Office เช่น MS Word หรือ MS PowerPoint มีขนาดใหญ่ เกิดจากการใช้ภาพประกอบที่มีคุณภาพสูง หรือไซส์ขนาดใหญ่เกินจำเป็น หากใช้ภาพประกอบจำนวนมากก็จะทำให้ไฟล์เอกสารเหล่านั้นมีขนาดใหญ่ตามไปด้วย ดังตัวอย่างด้านล่างนี้ มีรูปภาพสองรูป แต่ขนาดไฟล์ 861 KB ซึ่งเกือบถึง 1 MB ถือว่าเป็นไฟล์ที่มีขนาดใหญ่เลยทีเดียว

สำหรับวิธีการแก้ปัญหาสามารถทำได้โดยใช้ธี "Compress Pictures" (ลดขนาดไฟล์อัตโนมัติ) ที่อยู่ใน MS Office สามารถลดปัญหาไฟล์ขนาดใหญ่จากรูปภาพเหล่านี้ได้ ด้วยวิธีแบบอัดลดคุณภาพและความสวยงามลงในระดับหนึ่ง วิธีใช้ก็แสนจะง่ายดาย เมื่อคุณวางภาพประกอบลงใน MS Office ให้กดเลือกที่ภาพนั้น จากนั้นไปที่เมนู Picture Tools > Format > Compress Pictures

จะมีหน้าต่างขึ้นมาถามว่า จะลดขนาดใช่หรือไม่ มาให้เลือก options

แล้วเลือกข้อกลาง Screen(150 ppi): good for Web pages and projectors แล้วคลิ๊กที่ OK

จะกลับมาหน้าต่างแรก แล้วให้เราคลิ๊กที่ OK

(หมายเหตุ : หากติ๊กถูกแสดงว่าคุณต้องการลดขนาดเฉพาะภาพนั้น ถ้าไม่ติ๊กถูกคือ ลดขนาดภาพทุกภาพที่อยู่ในไฟล์)

จากไฟล์ตัวอย่างเดิมไฟล์ขนาด 861 KB เมี่อทำ Compress pictures แล้วเหลือแค่เพียง 133 KB เท่านั้นครับ


ที่มา : ข่าวไอที ทิป-เทคนิค คอมพิวเตอร์